onderhoud beheer consultancy

Consultancy

Instandhouding of verbetering ?

Uw unicare®-systeem ondersteunt dagelijks uw organisatie. In de meeste gevallen maakt het systeem het mogelijk de werkzaamheden in uw organisatie efficiënter en met minder mensen uit te voeren. Op die manier maakt het systeem integraal deel uit van uw organisatie en is daarmee onderdeel geworden van het primaire proces.

Om de dagelijkse basisprocessen te kunnen borgen zal het systeem tenminste betrouwbaar moeten zijn. Dat betekent ondermeer dat periodiek preventief onderhoud nodig is om dat te borgen. In combinatie met correctief onderhoud, voor eventuele onvoorziene storingen, wordt het systeem in stand gehouden.

De kosten voor instandhouding kennen wat variaties in de tijd. In zijn algemeenheid nemen de kosten voor instandhouding in de loop van de tijd toe om de betrouwbaarheid te kunnen handhaven. Enerzijds is dit afhankelijk van het gebruik en het belang dat u hecht aan het  systeemdeel, anderzijds is het afhankelijk van de dynamiek in uw organisatie of bijvoorbeeld nieuwe (wettelijke) eisen aan de techniek. Door een goed beheer te voeren over de installatie is het mogelijk financiële consequenties vroegtijdig in te schatten en te beperken door de besluitvorming hierop aan te passen.

Waarschijnlijk is uw organisatie niet eenvoudig te vergelijken met andere organisaties. Wel blijkt het zo te zijn dat de uiteenlopende problematiek waar zij mee kampen veel overeenkomsten kent. Daar waar techniek en organisatie samen komen heeft CLB bijzonder veel kennis en ervaring opgedaan bij succesvolle en minder succesvolle implementaties van (vooruitstrevende) concepten. In het kader van Consultancy kan CLB u verregaand ondersteunen bij zowel korte als lange termijn beslissingen.

CLB draagt zorg voor instandhouding en biedt graag de helpende hand voor verbetering!

Onderhoud

U beschikt over een unicare®-systeem en gebruikt dit dagelijks, meestel zelfs 24 uur per dag! Wanneer een dergelijk systeem onverhoopt niet werkt zoals u verwacht, dan wilt u dat zo snel als mogelijk verholpen hebben. Of beter; u wilt graag voorkomen dat het zover komt. De basis van de dienstverleningen van CLB is de onderhoudsovereenkomst. In deze overeenkomst zijn tenminste twee elementen concreet geregeld, namelijk het uit te voeren periodiek preventief onderhoud en de opvolging van het correctieve onderhoud.

Het preventief onderhoud wordt planmatig uitgevoerd en afhankelijk van de behoefte, de omvang van de installatie en de mate waarin het systeem kritisch is voor uw processen wordt de intensiteit ervan bepaald. Het kan zijn dat bepaalde delen van de apparatuur kritischer zijn dan andere of dat u binnen uw eigen organisatie zaken wilt uitvoeren in eigen beheer. Samen met de Consultant wordt een op maat gesneden onderhoudsplan opgesteld. De basis van een onderhoudsprogramma is een jaarlijkse cyclus. Bij langere looptijden worden ook activiteiten in het programma opgenomen met een lagere frequentie dan eenmaal per jaar. De rapportagevorm van het onderhoud wordt in overleg met u bepaald.

Wanneer CLB moet reageren op een storing, intern of extern, dan is er sprake van correctief onderhoud. Doorgaans wordt er in de overeenkomst een gegarandeerde responsetijd afgesproken voor urgente storingen aan (een deel van) het systeem. Overigens kan CLB op de meeste systemen op afstand inloggen om tot een snelle analyse van een storing te komen. Hierdoor is de tijd om tot een oplossing te komen vaak erg kort en blijven de kosten laag.

Op normale werkdagen beschikt CLB over een Helpdesk die bemand wordt door hoog gekwalificeerde technische medewerkers. Naast dat zij de eerstelijn storingen oppakken, staan zij u ook te woord wanneer er technische vragen zijn of doen ze kleine aanpassingen die u wenst. Klanten die een zogenaamd 'POS-abonnement' hebben, kunnen hun verzoeken en meldingen ook via internet doen en deze volgen.

Om meer financiële zekerheid te krijgen is het mogelijk om het preventief onderhoudscontract uit te breiden tot een All-in overeenkomst. De dekking hiervan kan uiteen lopen en is afhankelijk van de gewenste zekerheid.

Beheer

De levensduur van een unicare®-systeem is bij goed onderhoud minimaal 15 jaar. Dat is een prettig gegeven waar het gaat om de afschrijving, maar kan nadelig zijn in een snel veranderende omgeving. Zo zullen tijdens de levensduur van het systeem de processen en de organisatie veranderen en zullen gebouwen en systemen moeten worden aangepast aan nieuwe (wettelijke) eisen. Ook de voortschrijdende technologie schept nieuwe mogelijkheden. Dit vraagt om een goed beheer van het systeem, zodat die dynamiek gevolgd kan worden.

Het beheer van het unicare®-systeem kent verschillende perspectieven. De twee belangrijkste hiervan zijn het functionele en financiële perspectief.

Terugkerende functionele thematische vragen zijn bijvoorbeeld:

  • Voldoet een systeem nog aan de functionele eisen en wensen die jaren eerder zijn opgesteld?
  • Is het mogelijk meer kwaliteit te leveren aan cliënten waarbij het systeem een rol speelt?
  • Welke flexibiliteit  is gewenst om met minder mensen de cliënt beter te bedienen of cliënten meer maatwerk aan te bieden?
  • Wat kan het systeem bieden aan managementinformatie die helpt te komen tot een betere kwaliteit en bezetting?
  • Zijn er binnen de organisatie aanverwante processen (ontstaan) die kunnen mee profiteren door bijvoorbeeld koppelingen te leggen tussen systemen?

 

Door de bijzonder grote vrijheid binnen unicare® is het vaak mogelijk tegen relatief lage investeringen, adequaat invulling te geven aan de meeste vragen. Vanuit het 'beheer-perspectief' wordt het systeem met enige regelmaat getoetst aan de actuele behoefte en wordt er actief beoordeeld hoe het systeem kan bijdragen aan kwaliteit- of veiligheidsvraagstukken. Tevens zal de toegevoegde waarde van het systeem aan de organisatie bij de beslissingen een centrale rol spelen.

De basis van financieel beheer wordt in de meeste gevallen gevormd door de meerjarenbudgettering. Hierin wordt een inschatting gemaakt van het kostenverloop door de jaren heen en geeft dit informatie om tot goede besluitvorming te komen over investeringen die direct of indirect effect hebben op het bestaande systeem. Zo kan de meerjarenbudgettering ondermeer beïnvloed worden door rekening te houden met processen die meer of minder kritisch zijn of door te kiezen voor een gewijzigde onderhoudsstrategie.

Consultancy

Voor het opstellen van service-overeenkomsten en het uitvoeren van advieswerkzaamheden is de Consultant voor u beschikbaar. Hij is uw eerste aanspreekpunt als het gaat om het Service, Beheer en Onderhoud. Naast generieke kennis binnen zijn werkveld, hebben de Consultants doorgaans ook enkele eigen specialismen. Dit kan variëren van genoemde zaken in het kader van beheer en onderhoud, maar ook (technologische) haalbaarheidsstudies, benchmarking, bestekontwikkeling, projectmanagement en implementatie.

Samengevat kan CLB u ondersteunen van instandhouding naar verbetering van zowel kwaliteit, techniek als financiële prestaties van uw organisatie.